كيف أُقفل الفترات المحاسبية لبعض ملفات الصلاحية أو لبعض المستندات فقط (وليس قفلًا عامًا)؟

Viewed 12

عندي فترات محاسبية أريد التحكم في إقفالها بشكل انتقائي وليس إقفالًا عامًا على كل المستخدمين وكل المستندات:

  • أريد أن أُقفل الفترة لبعض ملفات الصلاحية فقط (مجموعة من المستخدمين)، بينما تبقى مفتوحة للباقي — مثل أن أُقفلها على موظفي المبيعات بينما تظل مفتوحة لقسم الحسابات الذي ما زال يُجري قيود التسوية.
  • وأريد كذلك أن أُقفلها لبعض أنواع المستندات فقط (مثل فواتير المبيعات وسندات الصرف) بينما تظل مستندات أخرى مسموحًا بحفظها في نفس الفترة.

الإقفال العادي للفترة (حالة الفترة = مغلقة) يقفلها على الجميع وعلى كل المستندات. كيف أحقق هذا التحكم الدقيق في نظام نما؟

1 Answers

يوفّر نظام نما ملفًا مخصصًا لهذا الغرض اسمه تحديث حالة السنة المالية (Fiscal Year Status Update) يسمح بإقفال/فتح الفترات بشكل انتقائي حسب ملف الصلاحية أو المستخدم، ونوع المستند، والمحددات (الشركة/القطاع/الفرع/الإدارة) — بدلًا من الإقفال العام.

مكانه: الأساسيات > الملفات > تحديث حالة السنة المالية.

خطوات سريعة:

  1. فعّل أولًا الخيار تفعيل تحديث حالة السنة المالية من الإعدادات العامة (بدونه يتجاهل النظام الملف تمامًا).
  2. أنشئ ملفًا جديدًا وأضف في الجدول التفصيلي سطورًا، كل سطر قاعدة مستقلة تحدد فيها: الفترة، ونوع المستند (أو قائمة أنواع)، والمستخدم أو ملف الصلاحية، والمحددات، ثم الحالة = مغلقة.
  3. أي حقل تتركه فارغًا يعني «ينطبق على الكل». فمثلًا سطرٌ فيه: الحالة = مغلقة + ملف الصلاحية = «مندوبو المبيعات» + النوع المستهدف = «فاتورة مبيعات» يُقفل فواتير المبيعات على مندوبي المبيعات فقط.

لحالتك تحديدًا:

  • لبعض ملفات الصلاحية: سطر بالفترة + ملف الصلاحية المطلوب + الحالة مغلقة (واترك نوع المستند فارغًا).
  • لبعض المستندات: سطر بالفترة + نوع المستند (أو قائمة أنواع) + الحالة مغلقة (واترك المستخدم فارغًا).

ملاحظة مهمة: هذا الملف يُضيّق ولا يُوسّع؛ فهو يقفل فترةً مفتوحة لجهات محددة، لكنه لا يفتح فترةً مغلقة أساسًا. وإذا أردت العكس — أي السماح لجهة معيّنة بالعمل داخل فترة مغلقة — فاستخدم ميزة تجاهل الفترات المغلقة (في الإعدادات العامة أو داخل ملف السنة المالية).

للشرح التفصيلي الكامل مع جداول الحقول وأولوية تطبيق القواعد والأمثلة، راجع الدليل:
التحكم في إقفال الفترات المحاسبية